PERATURAN DALAM MENGELUARKAN RESIT KERAJAAN

Soal Jawab Peperiksaan Kerajaan

Semua wang hasil yang diterima oleh sesebuah Jabatan Kerajaan sama ada dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman pso dan lain-lain hendaklah dikeluarkan RESIT RASMI bagi mengaku-terima wang yang diterima. Daftar dan senarai punggutan mestilah dibukukan oleh anggota yang lain daripada 'cashier'.

1. Terangkan PERATURAN-PERATURAN BIASA DALAM MENGELUARKAN RESIT.
   
2. Nyatakan KEADAAN DI MANA PENYEDIAAN RESIT BOLEH DILAKUKAN OLEH SEORANG ANGGOTA SAHAJA.
   

---------OoO-------------

Peraturan-peraturan biasa dalam mengeluarkan resit rasmi adalah :-

1. Resit mesti dikeluarkan sebagai akaun terimaan wang pada masa urusan transaksi dibuat. (AP60).
   
2. Orang awam / orang ramai perlu dinyatakan untuk meminta resit setelah transaksi dilakukan. (AP61)
   
3. Meminda resit adalah dilarang sama sekali. Sebarang kerosakan atau kesilapan hendaklah dibatalkan dan disimpan untuk kegunaan pelaporan audit. Kesemua resit asal yang berkaitan dengan pembatalan hendaklah disimpan untuk tujuan verifikasi audit. (AP62)
   
4. Resit hendaklah ditulis secara berhati-hati dan menggunakan karbon dua belah muka. (AP63)
   
5. Resit hendaklah disimpan dengan selamat dan digunakan sepenuhnya. (AP65).
   
6. Apabila berlaku pertukaran pegawai pemungut, dokumen hendaklah disemak oleh kedua-dua belah pihak (Pemungut lama dan Pemungut Baru). Penyerahan dokumen hendaklah diakuterima lengkap dan satu perakuan berkaitan perkara ini hendaklah dilakukan bagi dokumen resit yang diserahkan. (AP66A)
   
7. Pemungut hendaklah menyelenggarakan Daftar Borang Hasil (Kew.67). (AP67).
   
8. Resit yang belum digunakan hendaklah disimpan dengan selamat (AP68).
   
9. Resit mesti ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa dan dibenarkan secara bertulis oleh Ketua Pengawal sahaja. (AP69)
   
10. Sekurang-kurang 2 pegawai berbeza dalam pengeluaran resit rasmi kerajaan, iaitu seorang penyedia (penulis resit) dan seorang penandatangan resit (AP70 (a)).

KEADAAN DI MANA PENYEDIAAN RESIT BOLEH DILAKUKAN OLEH SEORANG ANGGOTA SAHAJA adalah seperti digariskan di dalam AP70(a) iaitu

1. Pejabat Pemungut menggunakan Sistem Resit Elektronik yang telah mendapat kelulusan Jabatan Akauntan Negara dan Pejabat Kewangan Negeri.
   
2. Bayaran Tetap yang tercetak pada Resit-resit Rasmi, Lesen dan Tiket.
   
3. Pungutan luar secara seorang diri dan mestilah dikawalselia oleh Penyelia atau Pegawai Atasan.
   
4. Di dalam keadaan di mana tiada pegawai lain ketika transaksi tersebut diterima, namun mestilah mendapat kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

Kesimpulannya, AP60 hingga AP70 menggariskan panduan dan tatacara Pengeluaran Resit Rasmi Kerajaan yang mesti dipatuhi oleh Pemungut. Kekecualian juga diperjelaskan pada AP70(a), bagi memudahkan transaksi kerajaan.

KITARAN PENYEDIAAN BAJET NEGARA MALAYSIA

Soal Jawab Peperiksaan Kerajaan

Salah satu daripada proses belanjawan ialah PROSES PENYEDIAAN BAJET. Huraikan secara terperinci KITARAN PENYEDIAAN BAJET bermula dari PROSES PENYEDIAAN ANGGARAN OLEH AGENSI sehingga WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN.

Belanjawan adalah "Satu Penyata Anggaran Hasil dan Perbelanjaan bagi Tahun Hadapan yang digunakan sebagai Alat Perancangan dan Pengurusan Sumber Ekonomi Negara untuk memenuhi Keperluan Rakyat".

Dengan andaian penyediaan Bajet Tahun 2011 bagi Agensi, secara terperincinya, kitaran ini dijelaskan seperti berikut:-

1. Pada bulan Disember 2009 (Penghujung setiap tahun), Kementerian Kewangan (MOF) akan mengeluarkan Garis Panduan Penyediaan Bajet kepada semua agensi-agensi.
   
2. Pada masa yang sama Agensi akan membuat dan menyediakan Cadangan Bajet untuk dihantar ke pihak MOF selewat-lewatnya bulan Feb 2010.
   
3. Setelah diterima pada bulan Feb 2010 (Cadangan Bajet oleh Agensi), Cadangan tersebut akan diserahkan kepada BRO untuk kajian dan analisis bagi pihak MOF. Pada tempoh ini, maklumbalas dari kedua-dua belah pihak iaitu Agensi dan BRO akan diterima dalam mengisi Cadangan Bajet dicadangkan sehinggalah ianya lengkap untuk kegunaan MOF.
   
4. Bagi memastikan Bajet mencapai matlamat Negara, pemeriksaan awal akan dilakukan pada bulan Mac 2010.
   
5. Setelah itu, pada bulan April sehingga Jun 2010, setelah Cadangan Lengkap dihantar oleh pihak Agensi, pemeriksaan dan perundingan akan dilakukan bagi Bajet sebelum ianya diluluskan oleh Kabinet nanti pada bulan Julai 2010.
   
6. Setelah kelulusan oleh Kabinet, pada bulan Ogos 2010, Buku Belanjawan akan dicetak bagi persiapan untuk pembentangan Parliman yang akan dijalankan dalam jangkamasa Sep 2010 sehingga Dis 2010 nanti.
   
7. Dalam pada itu, pihak Agensi akan sentiasa mengemaskinikan Perjanjian Program dari masa ke semasa ke pihak MOF sebelum Waran Am dikeluarkan.
   
8. Pada bulan Nov 2010, satu semakan Perjanjian Program akan dilakukan secara bersama di antara MOF dengan pihak Agensi.
   
9. Dan akhir sekali pada bulan Dis 2010, Waran Am akan dikeluarkan bagi Perlaksanaan Program Agensi.
   

Tidak terhenti di situ sahaja, sebagai Kementerian yang mengawalselia pengerakan kewangan Negara, MOF sentiasa memantau perjalanan Perjanjian Program dan setiap perkembangannya akan dilaporkan kepada Ketua Audit Negara.

Umumnya, begitulah kitaran penyediaan bajet tahunan Kementerian Kewangan dengan kerjasama semua pihak termasuk Agensi-agensi yang terlibat.

Kesimpulannya, penyediaan Bajet merupakan nadi pengerak kepada mencapai matlamat Negara untuk masyarakat. Penyata Kewangan ini merupakan satu landasan kejayaan dari masa ke semasa kerajaan untuk rakyat di Malaysia.

HASIL-HASIL KERAJAAN PERSEKUTUAN

Soal Jawab Peperiksaan Kerajaan

1. Hasil-hasil Persekutuan yang dikutip oleh Kerajaan terdiri daripada 4 kategori. Anda dikehendaki menyatakan 4 kategori hasil tersebut.
   
2. Huraikan maksud 4 hasil berkenaan dan berikan 2 contoh bagi setiap satu kategori.
   

-----o0o-----

Kebanyakan hasil kerajaan adalah dalam bentuk Cukai, Yuran, Lesen, Permit dan Perkhidmatan yang digariskan oleh akta untuk rakyat.

Hasil-hasil Persekutuan oleh Kerajaan terdiri daripada :-

1. Hasil Cukai
   
2. Hasil Bukan Cukai
   
3. Terimaan Bukan Hasil
   
4. Hasil Wilayah Persekutuan
   

Maksud dan Contoh Hasil-hasil Persekutuan adalah :-

1. Hasil Cukai
   

   Hasil Cukai bermaksud "Hasil yang dikutip berasaskan perundangan yang diluluskan oleh Parlimen." Hasil jenis ini juga dikenali sebagai satu bayaran wajib dikenakan ke atas satu urusniaga, pendapatan, perbelanjaan dan kekayaan.
   

   Hasil Cukai terbahagi kepadaa dua jenis iaitu Hasil dari CUKAI LANGSUNG (Cukai yang dikenakan secara langsung kepada pembayar, seperti Cukai Pendapatan) dan Hasil dari CUKAI TAK LANGSUNG (Cukai yang dikenakan secara tidak langsung ke atas pengguna seperti Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan)
   

2. Hasil Bukan Cukai
   

   Hasil Bukan Cukai bermaksud "Hasil yang dikutip dari perkhidmatan yang disediakan oleh Kerajaan untuk rakyat." Kadar-kadar Hasil ini ditentukan mengikut kelulusan Parlimen.
   

   Contoh Hasil jenis ini ialah, Permit, Sewaan, Lesen dan Bayaran Perkhidmatan.
   

3. Terimaan Bukan Hasil
   

   Terimaan jenis ini boleh didefinisikan sebagai kutipan yang yang bukan berdasarkan akta ataupun perundangan, tetapi berpunca dari bayaran balik atau terimaan dari perkhidmatan.
   

   Contohnya; Bayaran Balik Gaji terlebih bayar seseorang kakitangan dan Bayaran Balik Penggunaan telefon pejabat oleh kakitangan.
   

4. Hasil Wilayah Persekutuan
   

   Hasil ini adalah sama seperti pendapatan negeri-negeri bukan Wilayah Persekutuan. Contohnya; Cukai Tanah, Duti Hiburan dan Lesen serta Permit.
   

   Perbezaannya dengan negeri-negeri lain ialah, Wilayah Persekutuan adalah di bawah Kuasa Kerajaan Persekutuan, maka dengan ini kesemua hasilnya dimasukkan di bawah Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan.
   

   Negeri-negeri yang terlibat adalah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan Labuan dan Wilayah Persekutuan Purtajaya.
   

Kesimpulanya, hasil kerajaan ini dikutip demi untuk memangkinkan pertumbuhan perbelanjaan Negara yang akan digunakan setelah dimasukkan di dalam Kumpulan Wang Disatukan Kerajaan.

SISTEM BELANJAWAN UBAHSUAI (MODIFIED BUDGET SYSTEM-MBS)

Soalan Peperiksaan Kerajaan

Nyatakan Prinsip-prinsip asas yang digunakan dalam SISTEM BELANJAWAN UBAHSUAI, dan apakah matlamat yang hendak dicapai dalam perlaksanaan sistem ini?

-----o0o-----

Secara latarbelakangnya, Malaysia menggunakan Sistem Belanjawan Program dan Prestasi sejak 1969.

Namun, bermula tahun 1990, versi Sistem Belanjawan Program dan Prestasi telah diubahsuai dan dikenali sebagai Sistem Belanjawan Ubahsuai atau lebih dikenali sebagai "Modified Budget System" atau MBS.

4 Prinsip utama MBS adalah :-

1. Batas Perbelanjaan
   

   Penjelasan prinsip ini ialah, ianya satu jumlah peruntukan wang yang telah ditetapkan di peringkat permulaan proses Belanjawan Tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu agensi untuk membiayai Dasar Sedia Ada bagi tahun-tahun berkenaan.
   

2. Perjanjian Program dan Laporan Pengecualian
   

   Prinsip (Perjanjian Program) ini pula merupakan satu persetujuan di antara Agensi (Pengurus Program) dengan Perbendaharaan mengenai "input" yang akan digunakan, "output" dan impak yang hendak dicapai untuk setiap aktiviti bagi tahun belanjawan berkenaan.
   

   Prinsip Laporan Pengecualian pula merupakan Laporan untuk mejelaskan petunjuk kewangan atau bukan kewangan yang mana pencapaian "output" atau "input" nya terkeluar dari tahap varian yang dipersetujui dalam Perjanjian Program.
   

3. Pusingan Penilaian Program
   

   Prinsip Ketiga ini ialah menekankan penilaian secara mendalam atas sesuatu aktiviti yang telah direncanakan. Faktanya, penilaian ini dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 5 tahun.
   

4. Pendekatan lebih menyeluruh terhadap kawalan perbelanjaan.
   

   Prinsip terakhir ini menekankan betapa pentingya, pendekatan kawalan perbelanjaan berkaitan kesemua prinsip di atas. MBS dilihat sebagai pemangkin pergerakkan aliran kewangan Negara. Pemantauan secara kritis dijangka mampu menjadi impak kepada pengurusan belanjawan Negara.
   

Apakah matlamat yang hendak dicapai dalam perlaksanaan sistem ini?

Dengan perlaksanaan sistem ini, kepelbagaian matlamat dicita-citakan dapat dicapai bersama pengurusan kewangan Negara. Antaranya ialah :-

1. Sebagai Penentu kepada pencapaian objektif Belanjawan Negara.
   
2. Sebagai satu mekanisma penstrukturan Program dan Aktiviti supaya ia mampu dicapai bersama agensi dan perbendaharaan kepada matlamat pengurusan kewangan Negara.
   
3. Ia juga sebagai kayu pengukur prestasi perbelanjaan dan belanjawan Negara.
   
4. Sebagai Penilaian Sesuatu Program yang dilaksanakan serta garis panduan program mendatang.
   

Kesimpulannya, MBS merupakan satu sistem belanjawan yang lebih berbentuk "flexible" dan mampu mengalas amanah Negara dalam menjunjung kepercayaan rakyat Malaysia sejagat.

KUMPULAN WANG DISATUKAN

Soal Jawab Peperiksaan Kerajaan

Bentuk Soalan A.

1. Menurut Perkara 104, Perlembagaan Persekutuan, apakah yang dimaksudkan dengan Kumpulan Wang Disatukan?
   
2. Apakah 3 akaun yang diselenggarakan di bawah Kumpulan Wang Disatukan? Dan berikan 2 contoh bagi setiap satu akaun tersebut.
   

Bentuk Soalan B.

1. Apakah yang dimaksudkan dengan Kumpulan Wang Disatukan? Huraikan.
   

---------0O0---------

Secara Konsepsualnya, Kumpulan Wang Disatukan didefinisikan di bawah Perkara 97, Perlembagaan Persekutuan seperti berikut ;

"Segala hasil dan Wang yang didapatkan dan diterima oleh Persekutuan hendaklah dibayar masuk ke dalam satu Kumpulanwang iaitu KUMPULAN WANG DISATUKAN Kecuali Kutipan Wang Zakat, Fitrah, Baitulmal atau Hasil-hasil Agama Islam yang seumpamanya."

Asasnya, perkara ini disokong oleh Perkara 104, Perlembagaan Persekutuan yang jelas menekankan bahawa, segala perbelanjaan yang dikeluarkan daripada KUMPULAN WANG DISATUKAN mestilah peruntukan yang telah diluluskan oleh Parlimen.

KUMPULAN WANG DISATUKAN terdiri daripada 3 Komponen ;-

1. Akaun Hasil Disatukan
   

   Akaun ini mengakaunkan Hasil dan Perbelanjaan Kerajaan. Contohnya; Hasil Cukai, Hasil Bukan Cukai dan Terimaan Bukan Cukai
   

2. Akaun Amanah Disatukan
   

   Akaun ini pula mengakaunkan Wang-wang Deposit dan Amanah Kerajaan. Contohnya; Deposit dan Amanah dan Terimaan Balik Pendahuluan atau Pinjaman.
   

3. Akaun Pinjaman Disatukan
   

   Akhir sekali ialah Akaun Pinjaman Disatukan yang diwujudkan bertujuan untuk mengakaunkan pinjaman-pinjaman kerajaan yang melibatkan Pinjaman Luar Negara dan Pinjaman Dalam Negeri.
   

Kesimpulannya, KUMPULAN WANG DISATUKAN merupakan konsepsi asas perakaunan Negara di dalam pengurusan Hasil dan Perbelanjaan agar aturcara kewangan lebih tampak mapan dan kukuh berasaskan Perlembagaan persekutuan.

AKAUNTABILITI:KONSEP & TAKRIF DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

Salah satu prinsip umum dalam pengurusan kewangan awam ialah 'Akauntabiliti'. 'Akauntabiliti' secara umumnya, bermaksud "menjalankan apa jua aktiviti yang diamanahkan yang ditentukan mahupun ditetapkan secara bertanggungjawab ke atas atau di atas segala kejayaan mahupun kegagalannya".

Konsep 'Akauntabiliti'

Kesyumulan Islam menggariskan konsep 'Akauntabiliti' berasaskan Surah An-Nisa':58, yang bermaksud,

"............. sesungguhnya Allah swt menyuruh kamu melaksanakan amanah terhadap orang-orang yang memberi amanah."

Konsep yang digariskan ini meskipun bersifat sejagat, namun jelas menggariskan 'Akauntabiliti' dalam pelbagai sudut dan aspek. Kesyumulan Islam meletakkan "Amanah" sebagai agenda utama pemangkin 'Akauntabiliti' individu yang dipertanggungjawabkan.

Dalam memperjelaskan lagi konsep 'Akauntabiliti', Aristotle (400 BC) menjelaskan bahawa,

"Some officials handle large sum of money: Therefore, It is necessary to have other officials to receive and examine the accounts. These inspectors must administer no funds themself. Different citis call them examiners, auditors, scrutineers, and public advocates."

Dalam mencapai matlamat yang mutlak sesebuah organisasi, Jabbra dan Dwivedi (1988) pula menjelaskan bahawa 'Akauntabiliti' adalah,

"Accountability is the fundamental pre-prequisite for preventing the abuse of delegated power and for ensuring instead that power is directed toward the achievement of broadly accepted national goals with the greatest possible degree of efficiency, effectiveness, probity and prudence."

Umumnya, 'Akauntabiliti' merupakan satu amanah yang perlu dilaksanakan oleh setiap individu yang bernama manusia. Dengan syiling dan tahap nilaian "efficiency, effectiveness, probity and prudence" akauntabiliti merupakan faktor pemangkin tindakan asas individu secara dalaman bagi menghalang serta mengelakkan penyalahgunaan kuasa bagi mencapai matlamat utama sesebuah organisasi.

Definisi 'Akauntabiliti'

Melihat kepada kepelbagaian konsep 'Akauntabiliti' dirumuskan bahawa 'Akauntabiliti' merupakan kerbertanggungjawaban amanah kepada seseorang yang menerima amanah oleh seseorang yang telah memberikan amanah. Ia melibatkan satu pihak yang telah diperturunkan amanah dalam mencapai matlamat murni sesebuah organisasi. Ini bermaksud, jatuh bangunnya sesebuah organisasi itu, bergantung kepada kebertanggungjawaban atau 'Akauntabiliti' individu itu sendiri dalam mencapai matlamat organisasi.

Ini disokong oleh definisi Kamus Istilah Pentadbiran Perniagaan Pengajian Tinggi dan Kamus Dwi Bahasa (DBP) yang mendefinisikan 'Akauntabiliti' sebagai "Kepertanggungjawaban" dan "Bertanggungjawab kepada seseorang mengenai sesuatu".

Webster's New World Dictionary mendefinisikan 'Akauntabiliti' sebagai "Responsible, liable or explainable. Wajarannya ialah, 'Akauntabiliti' merupakan sesuatu tanggungjawab yang dipikul oleh seseorang yang diberi amanah untuk menjalankan dan menjelaskan apakah impak dari kebertanggungjawabannya.

Begitu juga, The Chambers 20th Century Dictionary, yang mendefinisikan 'Akauntabiliti' sebagai "The Liable to Give Account for Something to Somebody."

Dengan jelas di sini bahawa, 'Akauntabiliti' merupakan satu faktor utama dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi dalam mencapai visi dan misinya. Walau apa sekalipun definisi dan konsep yang ditekankan, 'Akauntabiliti' merupakan faktor segalanya bagi sesebuah organisasi sama ada awam mahupun swasta.

Syarat-Syarat Penting Sesuatu 'Akauntabiliti'

Pra-syarat dalam mencapai sesuatu 'Akauntabiliti' adalah

1. Amalan Etika dan Nilai-nilai Murni (iaitu nilai teras dan nilai kembangan setiap individu itu sendiri).
2. Sistem Tadbir Urus Organisasi yang baik (Good Governance).
3. Mematuhi Undang-undang dan Peraturan.
4. Menggunakan Pelbagai Sumber dengan cekap dan berkesan.
5. Mewujudkan (Melalui) Perwakilan Kuasa, dan;
6. Amanah Penerima Kuasa untuk melaporkan timpal-balik kepada pihak yang telah mewakilkan kuasa.

Objektif 'Akauntabiliti'

Objektif 'Akauntabiliti' adalah sebagai:-

1. Suatu Alat Kawalan Kepada Sesebuah Organisasi dalam mencapai matlamatnya.
2. Faktor Sistem Susunan Kerja yang Ideal.
3. Suatu Jaminan Penggunaan Faktor Sumber (termasuk Sumber Manusia) yang teratur, lebih cekap dan mengelakkan Pembaziran walaupun pada tahap yang minima.
4. Kayu pengukur agar Perbelanjaan Mengikut radiasi perundangan dan peraturan yang ditetapkan.

Kesimpulan

Petikan ucapan Mantan Yang Berbahagia Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Ahmad Sarji perlulah direnungkan bersama,

"'Akauntabiliti' ialah Obligasi seseorang untuk memberi jawapan dan penjelasan mengenai tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak untuk mendapatkan jawapan dan penjelasan tersebut...."

AKAUNTABILITI DARI SUDUT KEWANGAN, PENGURUSAN DAN PROGRAM

Saban hari dada akhbar menceritakan perihal akauntabiliti. Sana sini jualah minda pembaca membuat eksplorasi akauntabiliti dari pelbagai aspek. Ini termasuklah impak dari segala aspek yang mungkin telah, sedang dan akan berlaku.

Dalam mencanangkan akauntabiliti sebagai satu objektif ke arah mencapai matlamat organisasi, penjenisan akauntabiliti perlulah dipandang dari pelbagai sudut yang lebih lutsinar.

Dari segi sektor awam, akauntabiliti dijeniskan kepada 3 kategori. Antaranya:-

• Akauntabiliti Kewangan,

Akauntabiliti Kewangan melibatkan :-

1. Penyelenggaraan Rekod-rekod Kewangan dan Perakaunan
2. Pematuhan kepada Perundangan dan Peraturan Kewangan yang Sedia ada dan akan datang.
   

• Akauntabiliti Pengurusan, dan;

Akauntabiliti jenis ini melibatkan:-

1. Pengurusan yang lebih Ekonomik dengan menumpukan "Value for Money" sebagai faktor utama.
2. Menekankan faktor kecekapan kerja individu dan kumpulan dengan menjadikan "Ratio Input per Output" sebagai faktor ukuran.
3. Melihat keberkesanan dan Impak sebagai ukuran nilai dan prestasi pengurusan.
   

• Akauntabiliti Program.

Ramai orang menilai akauntabiliti hanya pada kewangan dan pengurusan semata. Namun sesuatu program juga memerlukan akauntabilitinya sendiri. Dalam menilai akauntabiliti program, penglibatan perkara berikut haruslah ditekankan. Antaranya ialah:-

1. Penelitian Perjanjian Program yang dijalankan dan terlibat.
2. Penilaian prestasi pada Anggaran dan Sebenar melalui varian program.
3. Menjadikan penilaian (perkara 2) sebagai petunjuk-petunjuk prestasi (benchmark) kepada semua program yang akan dijalankan pada masa hadapan, termasuklah dari segi kos, sumber manusia dan jangka masa sebagai faktor penilaian.
4. Menilai varian prestasi program secara lebih mendalam dalam melihat progress kerja dan program.